Kiedy złożyć umowa na czas wykonywania określonej pracy?

Kwestia zatrudniania pracowników do realizacji konkretnych, czasochłonnych zadań od lat budzi duże zainteresowanie zarówno wśród pracodawców, jak i samych osób świadczących pracę. W dawnych przepisach polskiego prawa pracy istniał dedykowany instrument prawny stworzony dokładnie w tym celu – umowa na czas wykonywania określonej pracy. Choć pojęcie to wciąż funkcjonuje w świadomości wielu przedsiębiorców, rzeczywistość prawna uległa diametralnej zmianie. W niniejszym opracowaniu szczegółowo analizujemy, czy i kiedy można było złożyć taką umowę, co zastąpiło ten mechanizm w obecnym stanie prawnym oraz jak bezpiecznie i zgodnie z prawem zatrudnić pracownika do realizacji konkretnego, zamkniętego w czasie projektu.

Ewolucja prawna – co stało się z umową na czas wykonywania określonej pracy?

Aby w pełni zrozumieć obecną sytuację prawną, należy cofnąć się do kluczowej reformy Kodeksu pracy, która weszła w życie 22 lutego 2016 roku. Przed tą datą polski ustawodawca przewidywał cztery rodzaje umów o pracę: na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony oraz właśnie umowę na czas wykonywania określonej pracy. Ta ostatnia była stosowana w sytuacjach, gdy strony chciały nawiązać stosunek pracy na czas realizacji konkretnego zadania, którego dokładnego momentu zakończenia nie dało się precyzyjnie przewidzieć w dacie zawierania kontraktu. Typowym przykładem były prace sezonowe, budowlane czy realizacja określonego projektu badawczego.

Z dniem 22 lutego 2016 roku ten typ umowy został całkowicie usunięty z Kodeksu pracy. Wszystkie trwające wówczas umowy tego typu przekształciły się z mocy prawa w umowy na czas określony, a pracodawcy stracili możliwość zawierania nowych kontraktów pod tą konkretną nazwą. Celem ustawodawcy było uproszczenie struktury zatrudnienia terminowego oraz ograniczenie nadużyć polegających na wieloletnim zatrudnianiu pracowników bez gwarancji stabilności, jakie daje umowa na czas nieokreślony.

Współczesne alternatywy – jak zatrudnić pracownika do konkretnego zadania?

Usunięcie umowy na czas wykonywania określonej pracy nie oznacza jednak, że pracodawcy zostali pozbawieni możliwości zatrudniania pracowników do konkretnych zadań. Obecnie podstawowym narzędziem w tym zakresie jest umowa o pracę na czas określony. Niemniej jednak, ustawodawca wprowadził bardzo rygorystyczne ograniczenia mające na celu przeciwdziałanie nadużywaniu zatrudnienia terminowego. Zgodnie z art. 25[1] § 1 Kodeksu pracy, okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może być większa niż trzy (tzw. zasada 3/33). Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów skutkuje automatycznym przekształceniem się umowy w kontrakt na czas nieokreślony.

Wyłączenia z limitów 3/33 – szansa dla projektów

Dla pracodawców realizujących długofalowe projekty, których czas trwania przekracza 33 miesiące lub wymaga zawarcia większej liczby umów, kluczowe znaczenie ma art. 25[1] § 4 Kodeksu pracy. Przepis ten wprowadza wyjątki od limitów 3/33. Ograniczenia te nie mają zastosowania do umów o pracę zawieranych na czas określony:

w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
w celu wykonywania pracy o charakterze sezonowym lub epizodycznym,
w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.

To właśnie ta ostatnia przesłanka (obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy) stanowi bezpośredni, współczesny odpowiednik dawnej umowy na czas wykonywania określonej pracy. Pozwala ona na zatrudnienie pracownika na czas trwania konkretnego projektu, nawet jeśli przekracza on 33 miesiące, pod warunkiem, że zawarcie takiej umowy w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Obowiązek zawiadomienia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)

Warto jednak pamiętać o istotnym wymogu formalnym związanym z korzystaniem z wyłączenia na podstawie obiektywnych przyczyn pracodawcy. Zgodnie z art. 25[1] § 5 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu takiej umowy o pracę, wraz ze wskazaniem przyczyn jej zawarcia, w formie pisemnej lub elektronicznej, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia. Niedopełnienie tego obowiązku nie skutkuje automatycznym unieważnieniem umowy czy jej przekształceniem w umowę na czas nieokreślony, ale stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny.

Różnice między stosunkiem pracy a umową o dzieło

W praktyce gospodarczej bardzo często dochodzi do mylenia pojęć i prób zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi, w szczególności umową o dzieło (regulowaną przez Kodeks cywilny). Umowa o dzieło jest umową rezultatu – jej celem jest stworzenie konkretnego, zindywidualizowanego dzieła (np. napisanie programu komputerowego, wybudowanie ogrodzenia). Pracodawcy często decydują się na tę formę, chcąc uniknąć kosztów związanych ze składkami ZUS oraz rygorami Kodeksu pracy. Jest to jednak obarczone ogromnym ryzykiem prawnym.

Zgodnie z art. 22 § 1[1] Kodeksu pracy, zatrudnienie w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy (czyli wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem) jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Jeśli zatem osoba zatrudniona na podstawie umowy o dzieło w rzeczywistości wykonuje swoje obowiązki pod stałym nadzorem, w biurze firmy i w określonych godzinach, Państwowa Inspekcja Pracy bądź Sąd Pracy mogą dokonać reklasyfikacji tej umowy na umowę o pracę ze wszystkimi tego konsekwencjami finansowymi dla pracodawcy.

Procedura krok po kroku: Jak bezpiecznie zawrzeć umowę terminową do konkretnego projektu?

Aby zminimalizować ryzyko prawne i prawidłowo uregulować zatrudnienie przy określonym projekcie, pracodawca powinien postępować zgodnie z poniższą procedurą:

Analiza charakteru planowanych prac: Ustal, czy zadanie ma charakter samodzielnego dzieła (wtedy właściwa może być umowa o dzieło), czy też wymaga stałego procesu pracy pod kierownictwem (wtedy konieczna jest umowa o pracę).
Określenie czasu trwania projektu: Oceń, czy projekt zakończy się przed upływem 33 miesięcy i czy zmieści się w limicie 3 umów. Jeśli tak, możesz zawrzeć standardową umowę na czas określony.
Sformułowanie obiektywnych przyczyn: Jeśli projekt wymaga dłuższego czasu, precyzyjnie opisz w treści umowy obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy (np. realizacja kontraktu budowlanego nr XYZ, trwającego do dnia zakończenia odbiorów końcowych).
Podpisanie umowy o pracę: Umowa musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez Kodeks pracy, w tym jasne określenie rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania oraz wynagrodzenia.
Zgłoszenie do PIP: W terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy wyślij zawiadomienie do właściwego Okręgowego Inspektoratu Pracy.
Dopełnienie obowiązków BHP i medycyny pracy: Skieruj pracownika na badania wstępne oraz przeprowadź szkolenie BHP przed dopuszczeniem go do pracy.

Najczęstsze błędy i ryzyka prawne

Pracodawcy często popełniają błędy, które mogą prowadzić do kosztownych sporów przed sądem pracy. Do najczęstszych należą:

Brak precyzyjnego określenia celu w umowie: Zbyt ogólne sformułowanie przyczyn (np. "praca przy projektach firmy") uniemożliwia skuteczne powołanie się na wyłączenie z limitów 3/33.
Niedopełnienie terminu zgłoszenia do PIP: Zapomnienie o wysłaniu zawiadomienia w ciągu 5 dni roboczych naraża osobę działającą w imieniu pracodawcy na odpowiedzialność wykroczeniową.
Próby maskowania stosunku pracy umową o dzieło: Zatrudnianie pracowników na umowę o dzieło do wykonywania powtarzalnych czynności pod nadzorem.
Brak określenia momentu końcowego: Umowa na czas określony musi w jakiś sposób wskazywać termin końcowy – albo poprzez konkretną datę, albo poprzez precyzyjne wskazanie zdarzenia przyszłego, którego zaistnienie jest pewne, choć data może być ruchoma.

Rola Sądu Pracy w sporach o charakter zatrudnienia

W przypadku sporu, Sąd Pracy bada rzeczywisty charakter zatrudnienia, a nie tylko literalny zapis w umowie. Jeśli sąd ustali, że umowa o dzieło lub umowa zlecenie w rzeczywistości spełniała kryteria stosunku pracy, dokona jej reklasyfikacji. Dla pracodawcy oznacza to konieczność zapłaty zaległych składek na ubezpieczenia społeczne wraz z odsetkami, wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a w niektórych przypadkach również wynagrodzenia za godziny nadliczbowe wstecz za cały okres zatrudnienia.

Praktyczny przykład (Case Study)

Firma budowlana "Alfa" wygrała przetarg na budowę mostu. Inwestycja ma potrwać 42 miesiące. Do realizacji tego zadania firma potrzebuje zatrudnić wyspecjalizowanego inżyniera kontraktu. Ponieważ okres ten przekracza ustawowy limit 33 miesięcy, pracodawca decyduje się na zawarcie umowy o pracę na czas określony na podstawie art. 25[1] § 4 pkt 4 Kodeksu pracy.

W treści umowy wpisano: "Strony zawierają umowę o pracę na czas określony od dnia 1 marca 2024 r. do dnia zakończenia realizacji projektu budowy mostu nad rzeką X, wynikającego z kontraktu nr 123/2024, co stanowi obiektywną przyczynę leżącą po stronie pracodawcy związaną z terminowym charakterem realizowanej inwestycji."

Umowa została podpisana 1 marca 2024 r. Dnia 5 marca 2024 r. (czyli w zachowaniem 5-dniowego terminu) firma "Alfa" wysłała pisemne zawiadomienie do właściwego Okręgowego Inspektora Pracy. Dzięki temu działaniu zatrudnienie inżyniera jest w pełni legalne, limity 3/33 nie mają zastosowania, a umowa rozwiąże się automatycznie z dniem zakończenia wskazanego projektu budowlanego.

Podsumowanie i rekomendacje

Podsumowując, choć klasyczna umowa na czas wykonywania określonej pracy została usunięta z polskiego porządku prawnego w 2016 roku, jej funkcjonalny odpowiednik w postaci umowy o pracę na czas określony z powołaniem się na obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy jest nadal dostępny i niezwykle użyteczny. Kluczem do jego bezpiecznego stosowania jest jednak rygorystyczne przestrzeganie procedur, precyzyjne formułowanie zapisów umownych oraz terminowe informowanie Państwowej Inspekcji Pracy. Wszelkie próby obchodzenia przepisów poprzez nadużywanie umów cywilnoprawnych mogą skończyć się kosztownym procesem przed sądem pracy i dotkliwymi karami finansowymi.