Świadectwo pracy zmarłego pracownika krok po kroku w postępowaniu

Śmierć pracownika to zdarzenie nagłe i trudne dla każdego zespołu oraz pracodawcy. Poza wymiarem ludzkim, sytuacja ta rodzi szereg skomplikowanych obowiązków o charakterze prawno-pracowniczym. Jednym z najważniejszych i jednocześnie budzących najwięcej wątpliwości zadań działu kadr jest prawidłowe sporządzenie, wypełnienie oraz wydanie świadectwa pracy zmarłego pracownika. W przeciwieństwie do standardowego trybu rozwiązywania umowy o pracę, w tym przypadku stosunek pracy wygasa z mocy prawa, co bezpośrednio wpływa na treść dokumentu oraz procedurę jego doręczenia. W niniejszym opracowaniu szczegółowo, krok po kroku, omawiamy zasady postępowania, terminy, krąg osób uprawnionych do odbioru dokumentu oraz najczęstsze błędy, których pracodawca musi unikać.

Wygaśnięcie stosunku pracy wskutek śmierci pracownika

Zgodnie z Kodeksem pracy, z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Wygaśnięcie to odrębny od rozwiązania umowy tryb ustania więzi prawnej między pracodawcą a pracownikiem. Następuje ono automatycznie, bez konieczności składania jakichkolwiek oświadczeń woli przez którąkolwiek ze stron. Pracodawca nie musi, a wręcz nie może, wypowiadać umowy ani zawierać porozumienia stron. Kluczowym skutkiem prawnym wygaśnięcia stosunku pracy jest wygaśnięcie praw i obowiązków obu stron, z zastrzeżeniem praw majątkowych, które przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Dopiero w razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.

Obowiązek wystawienia świadectwa pracy

Mimo że stosunek pracy wygasł, na pracodawcy nadal ciąży ustawowy obowiązek sporządzenia świadectwa pracy. Dokument ten jest niezbędny dla członków rodziny zmarłego m.in. do celów ubiegania się o rentę rodzinną, wykazania okresów składkowych i nieskładkowych przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy też do celów spadkowych. Pracodawca ma obowiązek sporządzić świadectwo pracy z datą wygaśnięcia stosunku pracy, czyli z dniem śmierci pracownika. Dzień ten jest jednocześnie ostatnim dniem zatrudnienia, który należy wykazać w dokumencie, nawet jeśli był to dzień wolny od pracy dla zmarłego zatrudnionego.

Kto jest uprawniony do odbioru świadectwa pracy zmarłego pracownika?

To jedno z najczęstszych pytań zadawanych przez działy kadr. Świadectwa pracy zmarłego pracownika nie można wysłać na jego dotychczasowy adres zamieszkania, adresując kopertę na zmarłego. Dokument ten zawiera dane osobowe podlegające ochronie, a jego odbiorcą musi być osoba do tego prawnie legitymowana. Zgodnie z przepisami wykonawczymi do Kodeksu pracy, w razie śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego. Wydanie świadectwa pracy następuje wyłącznie na wniosek uprawnionych osób.

Członkowie rodziny i spadkobiercy

Do kręgu osób uprawnionych do złożenia wniosku o wydanie świadectwa pracy należą członkowie rodziny zmarłego pracownika, a także inne osoby będące jego spadkobiercami. W praktyce najczęściej będą to: małżonek zmarłego, dzieci, rodzice lub osoby, które wykażą swój interes prawny poprzez przedłożenie aktu poświadczenia dziedziczenia bądź prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Warto podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku aktywnego poszukiwania tych osób, jednak dobrą praktyką jest poinformowanie najbliższej rodziny o możliwości odebrania dokumentu przy okazji rozliczania odprawy pośmiertnej czy innych praw majątkowych.

Weryfikacja tożsamości i uprawnień wnioskodawcy

Przed wydaniem dokumentu pracodawca musi bezwzględnie zweryfikować tożsamość wnioskodawcy oraz jego uprawnienie do otrzymania świadectwa pracy. Weryfikacja ta powinna opierać się na dokumentach urzędowych. W zależności od sytuacji będą to: skrócony odpis aktu zgonu pracownika (niezbędny do wykazania samego faktu śmierci), skrócony odpis aktu małżeństwa (dla współmałżonka), skrócony odpis aktu urodzenia (dla dzieci) lub wspomniane dokumenty spadkowe (postanowienie sądu lub notarialny akt poświadczenia dziedziczenia). Pracodawca powinien sporządzić notatkę z weryfikacji lub poprosić o wgląd do dokumentów, nie kopiując ich nadmiernie, aby nie naruszyć przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).

Procedura krok po kroku: Jak wystawić i wydać dokument

Aby cała procedura przebiegła zgodnie z prawem i bez ryzyka zarzutów ze strony Państwowej Inspekcji Pracy czy roszczeń rodziny, pracodawca powinien postępować według następującego schematu:

Krok 1: Pozyskanie informacji o śmierci pracownika. Podstawą do rozpoczęcia procedury jest wiarygodna informacja o śmierci zatrudnionego, najczęściej w postaci aktu zgonu dostarczonego przez rodzinę lub informacji z urzędu stanu cywilnego.
Krok 2: Ustalenie daty wygaśnięcia stosunku pracy. Datą tą jest dzień śmierci pracownika wskazany w akcie zgonu.
Krok 3: Przygotowanie projektu świadectwa pracy. W dokumencie należy precyzyjnie wskazać okres zatrudnienia (od dnia rozpoczęcia pracy do dnia śmierci). W punkcie dotyczącym trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy należy wpisać: „wygaśnięcie stosunku pracy wskutek śmierci pracownika - art. 63[1] § 1 Kodeksu pracy”.
Krok 4: Podpisanie dokumentu. Świadectwo pracy podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania pracodawcy w sprawach z zakresu prawa pracy (np. właściciel firmy, członek zarządu, dyrektor HR).
Krok 5: Archiwizacja oryginału w aktach osobowych. Jeżeli nikt z rodziny nie zgłosił się po dokument, oryginał świadectwa pracy wraz z kopią umieszcza się w części C akt osobowych zmarłego pracownika.
Krok 6: Rozpatrzenie wniosku o wydanie dokumentu. W przypadku wpłynięcia pisemnego wniosku od osoby uprawnionej, pracodawca weryfikuje jej uprawnienia, sporządza kopię świadectwa pracy na potrzeby akt osobowych (z adnotacją o wydaniu oryginału), a oryginał wydaje wnioskodawcy za pokwitowaniem odbioru lub wysyła listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Terminy w procedurze wydawania świadectwa pracy

W standardowych okolicznościach pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, a jeśli jest to niemożliwe, w ciągu 7 dni przesyła je pocztą. W przypadku śmierci pracownika zasada ta ulega istotnej modyfikacji. Ponieważ dokument wydaje się wyłącznie na wniosek uprawnionej osoby, pracodawca nie jest związany sztywnym, 7-dniowym terminem liczonym od dnia śmierci na wysyłkę dokumentu do nieznanych z urzędu odbiorców. Pracodawca powinien jednak sporządzić dokument niezwłocznie po powzięciu informacji o śmierci, tak aby był on gotowy do odbioru w każdym momencie. Od momentu złożenia prawidłowego wniosku przez osobę uprawnioną, pracodawca powinien wydać świadectwo pracy bez zbędnej zwłoki, najlepiej w terminie do 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Prawa majątkowe ze stosunku pracy po śmierci pracownika

Śmierć pracownika rodzi również skutki finansowe. Zgodnie z Kodeksem pracy, prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Dopiero w razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. Do praw majątkowych tych zalicza się przede wszystkim: niewypłacone wynagrodzenie za pracę (w tym wynagrodzenie zasadnicze, premie, prowizje, dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej), ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a także ewentualne inne świadczenia, takie jak odprawa emerytalna lub rentowa, jeśli pracownik spełniał warunki do jej otrzymania przed śmiercią. Wszystkie te kwoty pracodawca musi rozliczyć i wypłacić osobom uprawnionym. Co istotne, kwoty te nie są wypłacane na podstawie aktu dziedziczenia, lecz bezpośrednio na podstawie przepisów prawa pracy, o ile istnieją osoby uprawnione (małżonek, dzieci uprawnione do renty rodzinnej). Informacje o wypłacie tych świadczeń nie są bezpośrednio wpisywane do świadectwa pracy, jednak sam fakt wypłaty ekwiwalentu za urlop musi znaleźć odzwierciedlenie w sekcji dotyczącej wykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w świadectwie pracy

Jednym z najczęstszych dylematów przy wypełnianiu świadectwa pracy zmarłego pracownika jest wykazanie urlopu wypoczynkowego. Pracodawca ma obowiązek rozliczyć urlop zmarłego pracownika proporcjonalnie do okresu przepracowanego w roku, w którym nastąpiła śmierć. Jeśli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w naturze, pracodawca musi wypłacić uprawnionym członkom rodziny ekwiwalent pieniężny. Inaczej niż przy standardowym rozwiązaniu umowy, w świadectwie pracy, w sekcji dotyczącej urlopu wypoczynkowego, należy wskazać liczbę dni i godzin urlopu, za które wypłacono ekwiwalent lub które pracownik wykorzystał w naturze w roku kalendarzowym, w którym stosunek pracy uległ wygaśnięciu. Z punktu widzenia technicznego wypełniania dokumentu, urlop ten traktuje się tak samo, jak przy standardowym rozwiązaniu umowy. Wykazuje się łączną liczbę dni urlopu wykorzystanego (w tym urlopu, za który wypłacono ekwiwalent) w celu umożliwienia prawidłowego ustalenia wymiaru urlopu, choć w przypadku śmierci pracownika ma to znaczenie głównie dowodowe dla rozliczeń finansowych z rodziną.

Odprawa pośmiertna a świadectwo pracy

Kolejnym ważnym świadczeniem jest odprawa pośmiertna, o której mowa w Kodeksie pracy. Odprawa ta przysługuje rodzinie zmarłego pracownika, jeśli śmierć nastąpiła w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby. Wysokość odprawy jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi od jednomiesięcznego do sześciomiesięcznego wynagrodzenia. Odprawa pośmiertna jest świadczeniem o charakterze socjalno-odszkodowawczym i nie stanowi prawa majątkowego ze stosunku pracy w ścisłym tego słowa znaczeniu (nie wchodzi do spadku i nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jest też zwolniona ze składek ZUS). W świadectwie pracy nie zamieszcza się informacji o wypłaconej odprawie pośmiertnej, ponieważ wzór świadectwa pracy określony w przepisach wykonawczych nie przewiduje miejsca na tego typu informacje. Informacje o odprawie pośmiertnej oraz innych wypłaconych świadczeniach powinny znaleźć się na odrębnych dokumentach płacowych (paskach płacowych, kartach przychodów), które pracodawca przekazuje osobom odbierającym te należności.

Najczęstsze błędy pracodawców

Podczas realizacji tej procedury pracodawcy popełniają szereg błędów, które mogą skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą lub karami ze strony organów kontrolnych. Do najczęstszych uchybień należą:

Wskazywanie niewłaściwego trybu ustania stosunku pracy. Błędem jest wpisywanie, że umowa rozwiązała się za porozumieniem stron lub z upływem czasu, na jaki była zawarta, jeśli śmierć nastąpiła przed tymi zdarzeniami. Jedyną prawidłową podstawą jest wygaśnięcie z art. 63[1] Kodeksu pracy.
Wysyłanie świadectwa pracy na adres zmarłego pracownika. Taka przesyłka nie zostanie odebrana lub zostanie odebrana przez osobę nieuprawnioną, co stanowi rażące naruszenie przepisów RODO oraz procedur prawa pracy.
Wydawanie dokumentu osobom nieuprawnionym. Przekazanie świadectwa pracy np. partnerowi życiowemu zmarłego, który nie był jego małżonkiem i nie posiada statusu spadkobiercy ani uprawnień do renty rodzinnej, bez formalnego wykazania praw, jest działaniem bezprawnym.
Żądanie od rodziny dokumentów, do których pracodawca nie ma prawa. Pracodawca może żądać jedynie wglądu do dokumentów potwierdzających stopień pokrewieństwa lub status spadkobiercy, nie powinien natomiast gromadzić ich kserokopii w swoich segregatorach, jeśli wykracza to poza niezbędny cel dowodowy.

Rola Sądu Pracy w sporach dotyczących świadectwa pracy

Choć sytuacje sporne po śmierci pracownika należą do rzadkości, mogą się zdarzyć przypadki, w których rodzina zmarłego kwestionuje treść wydanego świadectwa pracy lub pracodawca odmawia jego wydania z powodu wątpliwości co do uprawnień wnioskodawcy. Zgodnie z ogólnymi zasadami prawa pracy, uprawnionym członkom rodziny przysługuje prawo do wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o sprostowanie świadectwa pracy zmarłego pracownika lub o nakazanie jego wydania. Termin na wystąpienie z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy wynosi 14 dni od dnia otrzymania dokumentu. Jeśli pracodawca odmawia wydania dokumentu, uprawniona osoba może wnieść powództwo o nakazanie wydania świadectwa pracy. Sąd pracy bada wówczas zarówno legitymację procesową powoda (czy rzeczywiście jest osobą uprawnioną w rozumieniu przepisów), jak i merytoryczną zasadność roszczenia. Dla pracodawcy udział w takim postępowaniu wiąże się z koniecznością wykazania, że dołożył należytej staranności przy weryfikacji tożsamości i uprawnień wnioskodawców oraz że dokument został sporządzony bezbłędnie.

Praktyczny przykład rozliczenia i wydania dokumentu

Pan Jan był zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Zmarł nagle w dniu 15 maja. Pracodawca dowiedział się o tym fakcie 17 maja od żony zmarłego, pani Anny, która przedłożyła odpis aktu zgonu. Pracodawca niezwłocznie sporządził świadectwo pracy z datą 15 maja (ostatni dzień zatrudnienia). Jako podstawę prawną ustania stosunku pracy wskazał wygaśnięcie z art. 63[1] § 1 Kodeksu pracy. Pani Anna złożyła pisemny wniosek o wydanie świadectwa pracy, dołączając do wglądu akt małżeństwa. Pracodawca zweryfikował tożsamość pani Anny, wydał jej oryginał świadectwa pracy za pisemnym potwierdzeniem odbioru, a kopię dokumentu wraz z wnioskiem i adnotacją o weryfikacji tożsamości włączył do akt osobowych pana Jana. Cała procedura przebiegła sprawnie, zgodnie z przepisami prawa pracy i zasadami ochrony danych osobowych.

Podsumowanie i rekomendacje dla działów HR

Procedura wystawiania i wydawania świadectwa pracy zmarłego pracownika wymaga od działu kadr nie tylko precyzji urzędniczej, ale również taktu i empatii w kontaktach z pogrążoną w żałobie rodziną. Kluczem do bezpiecznego przeprowadzenia tego procesu jest ścisłe przestrzeganie zasady wnioskowości – dokument wydajemy wyłącznie na pisemny wniosek osoby, która wykaże swoje uprawnienie. Wszelkie wątpliwości dotyczące kręgu spadkobierców lub uprawnionych do renty rodzinnej powinny być rozstrzygane na korzyść ostrożności prawnej, wymagając przedłożenia odpowiednich dokumentów z Urzędu Stanu Cywilnego lub sądu. Prawidłowo sporządzone świadectwo pracy chroni pracodawcę przed zarzutami naruszenia prawa i ułatwia rodzinie zmarłego sprawne załatwienie spraw rentowych i spadkowych.