Regulamin ocen pracowniczych

Niniejszy dokument stanowi przykład regulaminu ocen okresowych. Z poszczególnych zaproponowanych zapisów, należy wybrać te, które najbardziej odpowiadają specyfice i potrzebom organizacji. Do regulaminu dołączony jest załącznik, zawierający kryteria oceny pracowników i kierowników - należy pozostawić w nim te, które faktycznie zostaną wykorzystane w ocenie.

REGULAMIN przeprowadzania okresowych ocen pracowniczych w Firma "Przykładowa" Sp. z o.o.

1. Postanowienia ogólne §1

a. Zgodnie z art. 94 pkt 9 kodeksu pracy, w Warszawie z dniem 01.01.2023 wprowadza się system ocen pracowniczych.

b. Przeprowadzanie oceny okresowej, w tym również rozmowy oceniającej, w przewidzianym dla danej ewaluacji terminie, jest obowiązkiem kadry kierowniczej, a poddawanie się ocenie i aktywne uczestnictwo w niej - obowiązkiem pracowników.

c. Oceny pracownicze są przeprowadzane w sposób, nienaruszający podstawowych zasad prawa pracy określonych w kodeksie pracy, a także innych przepisów, chroniących godność i inne dobra pracowników.

d. Ocenie okresowej podlegają wszyscy pracownicy Firma "Przykładowa" Sp. z o.o. zatrudnieni na umowę o pracę.

e. Pracownicy, którzy pracują krócej niż 3 miesiące lub krócej niż okres objęty oceną, mogą decyzją bezpośredniego przełożonego (podejmowaną w uzgodnieniu z przełożonym wyższego szczebla lub w uzgodnieniu z działem Kadr) zostać wyłączeni z oceny pracowniczej. W takim wypadku podlegają oni ocenie okresowej w kolejnym terminie.

2. Cele oceny §2

Celem przeprowadzania ocen okresowych pracowników jest:

a. obiektywna ocena pracy zatrudnionych w danym okresie rozliczeniowym - przez określenie poziomu spełnienia wymagań na stanowiskach pracy - ocenianym okresie, przy zastosowaniu odpowiednio zdefiniowanych kryteriów oraz opisanych stopni spełnienia - mierników opisujących poszczególne kryteria oceny,

b. okresowe określanie poziomu przydatności pracownika do pracy, w szczególności biorąc pod uwagę jego kwalifikacje i umiejętności zawodowe, doświadczenie zawodowe, staż i przebieg dotychczasowej pracy, postawy i zachowania oraz dyspozycyjność wobec pracodawcy.

c. identyfikacja niewykorzystanego potencjału pracowników oraz oczekiwanych przez pracowników kierunków rozwoju zawodowego,

d. pozyskiwanie i porządkowanie informacji potrzebnych do tworzenia i realizacji planów szkoleń oraz planów rozwojowych poszczególnych zatrudnionych, a także przedsięwzięć z obszaru zarządzania talentami,

e. identyfikacja i analiza problemów i potrzeb (merytorycznych, organizacyjnych, technicznych, a także kwestii związanych z właściwymi relacjami w miejscu pracy) pojawiających się w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych,

f. przełożenie rezultatów oceny na decyzje kadrowo organizacyjne, w tym również na ewentualne decyzje związane motywacją finansową i pozafinansową oraz działaniami rozwojowymi wobec pracownika.

3. Ogólne zasady ocen pracowniczych §3

a. Okresowa ocena pracownika przeprowadzana jest raz na: 6 miesięcy.

b. Przeprowadzenie oceny trwa nie dłużej niż 2 tygodnie.

c. Pracownik jest każdorazowo informowany o dokładnym terminie przeprowadzania indywidualnej oceny i terminie rozmowy oceniającej, z wyprzedzeniem co najmniej dwutygodniowym.

d. Szczegółowo zdefiniowane oraz opisane kryteria oceny oraz opisane poziomy spełnienia w odniesieniu do każdego z kryteriów, stanowią załącznik do niniejszego regulaminu.

e. Przełożony jest odpowiedzialny za przygotowanie się do oceny, dokonanie oceny oraz przeprowadzenie rozmowy oceniającej z pracownikiem.

f. Przełożony ma obowiązek zapoznać się z regulaminem oraz dokumentami używanymi w trakcie oceny pracowników (formularzami ocen), zadaniem przełożonego jest również zapoznanie ocenianego pracownika z procedurą oceny i rolą, jaką odgrywa w niej osoba oceniana, terminie rozmowy i przyjętych kryteriach oceny. Kryteria i związane z nimi poziomy spełnienia powinny zostać szczegółowo omówione przed przeprowadzeniem ocen pracowniczych (w przypadku pierwszej oceny lub w przypadku zmiany kryteriów oceny).

g. Obowiązkiem przełożonego jest obiektywne dokonanie oceny zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą o pracy, postawach i zachowaniach danego pracownika oraz przedstawienie oceny i zaproponowanie konsekwencji oceny zgodnie z regulaminem ocen i praktyką przyjętą w przedsiębiorstwie.

h. Pracownik jest odpowiedzialny za dokonanie samooceny, przygotowanie się do rozmowy oceniającej oraz wzięcie aktywnego udziału w ocenie.

i. Przełożony informuje pracownika o wyznaczonym terminie oceny dając jednocześnie czas na dokonanie samooceny.

j. W przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika w dniu przeprowadzania rozmów oceniających przełożony razem z pracownikiem ustalają kolejny termin rozmowy.

k. Za przygotowanie merytoryczne procesu oceny odpowiedzialny jest dział Kadr, zaś za organizację samego przebiegu oceny odpowiedzialni są kierownicy poszczególnych struktur organizacyjnych Firma "Przykładowa" Sp. z o.o..

l. Zbiorcze rezultaty oceny opracowuje dział Kadr w celu usprawnienia zarządzania zasobami pracy w firmie, analizy potencjału kompetencyjnego oraz określenia potrzeb szkoleniowo - rozwojowych w skali całej organizacji.

§4

a. W razie negatywnej oceny rezultatów na poziomie średniej arytmetycznej, nieprzekraczającej 3.0, ponowna ocena pracownika może być przeprowadzona po upływie 1 miesiąca od daty zapoznania się pracownika z treścią oceny, nie później jednak niż przed upływem 3 miesięcy po rozpoczęciu następnego ocenianego okresu.

b. Kolejna ocena przeprowadzana jest w normalnym terminie dokonywania ocen.

§5

a. Ocena pracownika składa się z następujących etapów: przekazanie informacji o ocenie (daty, miejsce) samoocena pracownika, pisemna ocena kierownika, zawierająca wnioski z samooceny, przeprowadzenie przez kierownika rozmowy oceniającej z pracownikiem, potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z treścią oceny, przekazanie kierownikowi działu Kadr wypełnionych formularzy oceny z punktu 1-2, przekazanie przez kierownika działu Kadr wypełnionych formularzy oceny członkowi zarządu, któremu podlega merytorycznie dany pion funkcjonalny, przekazanie opisanych wyników oceny do akt osobowych pracownika,

b. Ocena kierownika składa się z następujących etapów: przekazanie informacji o ocenie (daty, miejsce) samoocena kierownika, pisemna ocena członka zarządu Firma "Przykładowa" Sp. z o.o., przeprowadzenie przez członka zarządu rozmowy oceniającej z kierownikiem, potwierdzenie przez kierownika zapoznania się z treścią oceny, przekazanie kierownikowi działu Kadr wypełnionych formularzy oceny z punktu 1-2, przekazanie przez kierownika działu Kadr wypełnionych formularzy oceny prezesowi zarządu, przekazanie opisanych wyników oceny do akt osobowych kierownika.

§6

a. Ocena przeprowadzana jest w oparciu o formularz oceny dla danego rodzaju stanowiska.

b. Ocena formułowana jest kompleksowo, z uwzględnieniem wszystkich zawartych w formularzu kryteriów.

c. Obowiązkiem przeprowadzającego ocenę jest kompleksowe wypełnienie formularza oceny.

d. Niedopuszczalne jest formułowanie oceny wybiórczo lub niekompletnie.

e. Przełożony prowadzi rozmowę oceniającą zgodnie z następującymi etapami: podsumowanie okresu od ubiegłej oceny, ustalenie stopnia realizacji zadań wyznaczonych podczas poprzedniej rozmowy, odniesienie do postaw i zachowań pracownika w omawianym okresie, ustalenie zadań do realizacji, omówienie rozwoju zawodowego pracownika, podsumowanie - wytyczne na następny okres.

f. Wszelkie zachowania i postawy, mogące świadczyć o mobbingu lub dyskryminacji pracowników w trakcie przeprowadzania oceny w Firma "Przykładowa" Sp. z o.o., są niedopuszczalne.

5. Procedura odwoławcza §7

a. Pracownik, który nie zgadza się z treścią oceny, może wnieść za pośrednictwem przełożonego, dokonującego oceny, odwołanie do Dyrektora Działu Kadr. Termin na wniesienie odwołania wynosi 7 dni od dnia zapoznania się z wynikami oceny.

b. Dyrektor Działu Kadr w ciągu 14 dni od wniesienia odwołania może uwzględnić odwołanie i zmienić treść oceny.

c. Odwołanie, które Dyrektor Działu Kadr uzna za nieuzasadnione, przedkłada w terminie 7 dni pracodawcy razem z oceną i pisemnym uzasadnieniem swojego stanowiska.

d. W uzasadnionych wypadkach, pracodawca może zdecydować o powtórzeniu całościowej oceny pracownika.

§8

W wypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o powtórzeniu oceny całościowej, ponownej oceny dokonuje zespół złożony z Dyrektora Działu Kadr oraz przynajmniej 2 kierowników komórek organizacyjnych, z wyłączeniem tego przełożonego, który dokonał zaskarżonej oceny.

§9

Zespół, o którym mowa w § 8, w terminie 14 dni sporządza protokół, w którym przedstawia wnioski w sprawie uwzględnienia lub odrzucenia odwołania. Protokół przekazywany jest pracodawcy.

§ 10

Pracodawca w terminie 7 dni od otrzymania, protokołu zespołu, po zapoznaniu się z wnioskami w nim zawartymi może: * utrzymać zaskarżoną ocenę, * uchylić ocenę w całości lub jej części i w tym zakresie wydać inną ocenę, * zakończyć postępowanie odwoławcze.

6. Postanowienia końcowe § 11

Otrzymanie przez pracownika 2 kolejnych negatywnych ocen, przeprowadzonych zgodnie z przepisami prawa pracy, może być podstawą do wypowiedzenia stosunku pracy.

§ 12

Formularz oceny jest dokumentem kadrowym i jako taki podlega ochronie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

§ 13

Osoby, uczestniczące w ocenie pracowniczej lub z racji stanowiska i wykonywanych obowiązków mające dostęp do informacji zawartych w formularzach ocen, są zobowiązane do zachowania tajemnicy i ujawniania tych informacji jedynie w zakresie niezbędnym i w okolicznościach tego wymagających.

§ 14

Formularz oceny jest przechowywany w aktach osobowych pracownika w sposób, zapewniający ochronę danych osobowych. Kopię formularza oceny otrzymuje pracownik.

§ 15

Wszelkie zmiany lub uzupełnienia, dotyczące systemu ocen wymagają zmiany niniejszego regulaminu.