Regulamin pracy zdalnej

REGULAMIN PRACY ZDALNEJ

 

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§1

Zakres regulacji

Niniejszy Regulamin określa warunki polecania przez Pracodawcę Pracownikom wykonywania przez okres 3 miesięcy pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania wskazanym jako siedziba w Warszawie, ul. Polna 1 lub oddziały w Krakowie, ul. Kwiatowa 2 lub Gdańsku, ul. Morska 3 (praca zdalna) w celu przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19, oraz zasady wykonywania takiej pracy.

 

§2

Wyjaśnienie pojęć

Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

1) Pracy zdalnej - należy przez to rozumieć wykonywanie przez okres do 6 miesięcy pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania wskazanym jako siedziba w Warszawie, ul. Polna 1 lub oddział w Krakowie, ul. Kwiatowa 2,

2) Pracodawcy - należy przez to rozumieć Spółkę "Nowoczesne Technologie Sp. z o.o.",

3) Pracowniku - należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w "Nowoczesne Technologie Sp. z o.o." na podstawie umowy o pracę,

4) Przepisach prawa pracy - należy przez to rozumieć przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia regulaminów i statutów określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy,

5) Regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin,

6) Stronach - należy przez to rozumieć Pracodawcę i Pracownika.

 

§3

Zakres obowiązywania

1. Postanowienia niniejszego Regulaminu dotyczą wyłącznie Pracowników świadczących pracę w siedzibie w Warszawie, ul. Polna 1 lub w oddziale w Krakowie, ul. Kwiatowa 2, których specyfika pracy umożliwia czasowe świadczenie pracy poza zakładem pracy i poza stanowiskiem pracy zorganizowanym przez Pracodawcę.

2. Postanowienia niniejszego Regulaminu nie przyznają Pracownikowi prawa do wykonywania pracy zdalnej, w szczególności nie stanowią podstawy do żądania Pracownika do wydania mu polecenia wykonywania pracy zdalnej.

 

Rozdział II

PRZESŁANKI DOPUSZCZALNOŚCI PRACY ZDALNEJ

 

§4

Osoby uprawnione

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne tylko przez Pracowników, których specyfika pracy umożliwia świadczenie pracy poza zakładem pracy i poza stanowiskiem pracy zorganizowanym przez Pracodawcę, na polecenie bezpośredniego przełożonego lub innej osoby wyznaczonej przez Pracodawcę po podpisaniu przez nich oświadczeń według wzoru z Załącznika nr 1.

 

§5

Polecenie Pracodawcy

1. Decyzję w przedmiocie polecenia Pracownikowi pracy zdalnej podejmuje bezpośredni przełożony lub inna osoba wyznaczona przez Pracodawcę, biorąc pod uwagę każdorazowo indywidualnie okoliczności, takie jak:

a) brak kolizji pracy zdalnej z prawidłową realizacją obowiązków,

b) konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie pracy,

c) poziom wdrożenia Pracownika w obowiązki na stanowisku pracy,

d) poziom wiedzy Pracownika o standardach, procesach i procedurach obowiązujących u Pracodawcy,

e) indywidualną ocenę pracy Pracownika (np. jakość, ilość, zaangażowanie).

2. Polecenie pracy zdalnej przez bezpośredniego przełożonego lub inną osobę wyznaczoną przez Pracodawcę odbywa się w drodze komunikatu przesyłanego na służbową skrzynkę pracownik@nowoczesnetechnologie.pl z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem, chyba że Pracownik wyrazi zgodę na rozpoczęcie pracy zdalnej przed upływem ww. okresu.

3. Odmowę polecenia pracy zdalnej/wyrażenia zgody na pracę zdalną uzasadniają w szczególności takie okoliczności, jak:

a) spotkanie z klientem w siedzibie firmy, podczas którego wymagana jest osobista obecność Pracownika,

b) konieczność pracy nad projektem w siedzibie firmy, z uwagi na rodzaj wykonywanych czynności i zaangażowanie Pracownika,

c) podróż służbowa,

d) decyzja przełożonego wyższego szczebla,

e) awaria sprzętu, przy wykorzystaniu którego pracownik miał świadczyć pracę zdalnie przed umówionym dniem pracy zdalnej, i brak możliwości otrzymania sprzętu zastępczego umożliwiającego pracę zdalną,

f) sytuacje wymienione w ust. 1 pkt b-e powyżej.

4. Bezpośredniemu przełożonemu lub innej osobie wyznaczonej przez Pracodawcę przysługuje prawo zmiany decyzji w przedmiocie polecenia pracy zdalnej i cofnięcia polecenia, wezwania Pracownika z pracy zdalnej bądź zmiany terminu wykonywania pracy zdalnej, w szczególności w przypadku wystąpienia/stwierdzenia okoliczności wymienionych w ust. 3 powyżej po dacie polecenia pracy zdalnej. W takim przypadku:

a) Pracownik powinien otrzymać informację o cofnięciu polecenia wykonywania pracy zdalnej lub wezwaniu Pracownika z pracy zdalnej najpóźniej do końca dnia roboczego (do godziny 17:00) poprzedzającego dzień, w którym praca miała być wykonywana zdalnie, w drodze komunikatu przesyłanego na służbową skrzynkę pracownik@nowoczesnetechnologie.pl lub w drodze ustnej bądź telefonicznie pod numerem 555-123-456 (również w formie sms), dotyczy to również Pracowników, którzy tego dnia przebywają na urlopie lub na zwolnieniu lekarskim,

b) Pracownik, po otrzymaniu informacji, o której mowa w pkt a powyżej, ma obowiązek stawienia się w zakładzie pracy w dniu ustalonym na wykonywanie przez Pracownika pracy zdalnej.

5. Polecenie pracy zdalnej oznacza jednocześnie zgodę (o której mowa w Regulaminie Pracy) na wyniesienie poza teren Zakładu Pracy sprzętu komputerowego i akcesoriów komputerowych należących do Pracodawcy lub Pracodawcy powierzonych, niezbędnych do wykonywania przez Pracownika pracy zdalnej.

6. Wydając polecenie pracy zdalnej, bezpośredni przełożony lub inna osoba wyznaczona przez Pracodawcę oznacza okres jednego tygodnia, w którym praca będzie wykonywana zdalnie, z tym że okres ten nie musi zostać określony jako dni następujące bezpośrednio po sobie i może być przedzielony pracą niewykonywaną zdalnie.

 

Rozdział III

PRAWA I OBOWIĄZKI PRACOWNIKA WYKONUJĄCEGO PRACĘ ZDALNIE

 

§6

Zasada równego traktowania

Pracownik korzystający z uprawnienia do wykonywania pracy zdalnie nie może być z tego powodu traktowany mniej korzystnie - w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych - niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy.

 

§7

Obowiązki dotyczące użytkowania sprzętu, narzędzi pracy, sieci i systemów - informatycznych

1. Pracownik wykonujący pracę zdalnie jest zobowiązany:

a) przestrzegać zasad użytkowania w czasie pracy narzędzi pracy powierzonych przez Pracodawcę,

b) w przypadku potrzeby wyniesienia z firmy dokumentacji zawierającej informacje poufne, w tym planów, projektów, zestawień - poinformować (ustnie lub mailowo) o tym fakcie z wyprzedzeniem bezpośredniego przełożonego i uzyskać jego zgodę (ustną lub pracownik@nowoczesnetechnologie.pl) przed wyniesieniem takiej dokumentacji,

c) użytkować i chronić przekazany mu do użytkowania poza zakładem pracy sprzęt stanowiący własność Pracodawcy oraz rozliczyć się z niego, na zasadach określonych przepisami prawa, postanowieniami obowiązujących u Pracodawcy regulaminów i polityk, w tym Regulaminu Pracy,

d) użytkować przekazany mu do użytkowania poza zakładem pracy sprzęt stanowiący własność Pracodawcy wyłączenie w celach służbowych,

e) w razie awarii sprzętu w trakcie pracy zdalnej - niezwłocznie zgłosić ten fakt pracodawcy i przekazać sprzęt do naprawy w firmie.

2. Pracodawca nie jest zobowiązany do:

a) ubezpieczenia prywatnego sprzętu wykorzystywanego przez Pracownika do pracy zdalnej (np. prywatna drukarka),

b) pokrycia kosztów związanych z instalacją sprzętu w miejscu wykonywania pracy zdalnej,

c) pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnie.

3. W razie jakichkolwiek wątpliwości, czy dokumentacja, którą Pracownik zamierza wynieść z firmy, zawiera informacje poufne, zobowiązany jest on, przed wyniesieniem dokumentacji, wyjaśnić jej status dokumentacji z bezpośrednim przełożonym.

 

§8

Czas pracy w okresie pracy zdalnej

1. Pracownik wykonujący pracę zdalnie jest zobowiązany do świadczenia pracy sumiennie i z zachowaniem najwyższej staranności, przy uwzględnieniu specyfiki wykonywanej pracy, 8-godzinnego czasu pracy, w tym obowiązujących norm czasu pracy.

2. Dobowy wymiar czasu pracy pracownika wykonującego pracę zdalnie jest taki sam, jak w każdym innym dniu pracy, zgodnie z warunkami zatrudnienia określonymi w Umowie o Pracę i Regulaminie Pracy. Jeżeli pracownik nie przepracował w danym dniu wymaganej liczby godzin, powinien o tym poinformować przełożonego.

3. W przypadku zatrudnienia w zadaniowym systemie czasu pracy pracownik ma większą swobodę, jeśli chodzi o godziny wykonywania pracy zdalnie, z zastrzeżeniem:

a) że godziny pracy nie będą negatywnie wpływały na komunikację i współpracę z przełożonym, klientami oraz współpracownikami,

b) zachowania dobowej przerwy (przerwy na odpoczynek dobowy) trwającej nieprzerwanie 11 godzin,

c) zachowania tygodniowej przerwy (przerwy na odpoczynek tygodniowy) trwającej nieprzerwanie 35 godzin,

d) że praca zdalna nie będzie wykonywana w porze nocnej, określonej w obowiązującym u Pracodawcy Regulaminie Pracy.

4. Korzystanie z organizacji pracy w ramach pracy zdalnej nie może skutkować utrudnieniem w komunikacji z bezpośrednim przełożonym, powodować dezorganizacji pracy, utrudniać realizacji zadań innym pracownikom oraz mieć negatywnego wpływu na jakość i terminowość powierzonych zadań.

5. Pracownik wykonujący pracę zdalnie ma obowiązek przedstawić na wezwanie Pracodawcy informacje, wyjaśnienia oraz sprawozdania dotyczące wykonywanej pracy.

6. Pracownik wykonujący pracę zdalnie nie jest uprawniony do wykonywania pracy nadliczbowej bez wyraźnego polecenia swojego bezpośredniego przewożonego. Wszelkie przypadki wykonywania pracy nadliczbowej muszą zostać zgłoszone bezpośredniemu przełożonemu kolejnego dnia, ze wskazaniem liczby przepracowanych godzin nadliczbowych.

 

§9

Szczególne obowiązki w zakresie wymiany informacji

1. Pracownik wykonujący pracę zdalnie ma obowiązek kontaktować się z Pracodawcą lub osobą wyznaczoną przez Pracodawcę na zasadach określonych przez przepisy obowiązujące u Pracodawcy lub ustalanych doraźnie między Stronami.

2. Pracodawca przekazuje Pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie informacje niezbędne dla prawidłowego świadczenia pracy w szczególności adresy e-mail klientów i kontrahentów, numery telefonów, kody dostępu do baz danych, a w miarę potrzeby także inne dane. Pracownik ma bezwzględny obowiązek ochrony przekazanych mu informacji umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej, przed dostępem osób trzecich.

 

§ 10

Sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy

1. Pracownik wykonujący pracę zdalnie potwierdza obecność na stanowisku pracy poprzez zalogowanie się do systemu sieci informatycznej Pracodawcy.

2. Pracodawca jest upoważniony do kontroli obecności i sposobu wykonywania przez Pracownika pracy zdalnej na zasadach obowiązujących u Pracodawcy, w szczególności poprzez:

a) analizę raportów z godzin zalogowania się i wylogowania się z systemu sieci informatycznej Pracodawcy,

b) analizę wyników pracy.

 

§ 11

Organizacja miejsca wykonywania pracy zdalnej

1. Pracownik korzystający z możliwości wykonywania pracy zdalnej zobowiązany jest do zorganizowania w miejscu wykonywania pracy i na czas wykonywania tej pracy stanowiska pracy pozwalającego na efektywne wykonywanie pracy, w tym zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz dostępu do odpowiednich mediów.

2. Pracownik wykonujący pracę zdalnie ponosi odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu wykonywania pracy, odpowiadających warunkom określonym przepisami rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

3. W razie wypadku przy pracy Pracownik, który uległ wypadku przy pracy, jeżeli stan zdrowia pozwala mu na to, zobowiązany jest:

a) zawiadomić o wypadku niezwłocznie, nie później niż do końca dnia pracy, bezpośredniego przełożonego lub pracownika działu HR,

b) udostępnić miejsce wypadku członkom zespołu powypadkowego, w celu niezwłocznego przystąpienia do ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. W przypadku odmowy Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu konsekwencji wynikających z niesporządzenia protokołu powypadkowego.

 

§ 12

Zasady ochrony danych

1. Pracownik zobowiązany jest do:

a) przestrzegania obowiązku ochrony danych przekazywanych Pracownikowi, na zasadach określonych w obowiązujących u Pracodawcy politykach i regulaminach,

b) informowania o wszelkich przeszkodach i utrudnieniach w tym zakresie bezpośredniego przełożonego.

2. Nieprzestrzeganie zasad ochrony danych może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

3. Pracownik wykonujący pracę zdalnie potwierdza na piśmie zapoznanie się z zasadami ochrony danych oraz jest obowiązany do ich przestrzegania. Odmowa pisemnego potwierdzenia zapoznania się z zasadami bezpieczeństwa uzasadnia odmowę udzielenia zgody na pracę zdalną.

 

§ 13

Poufność

1. Pracownik wykonujący pracę zdalnie ma obowiązek zachować poufność wszelkich informacji, które zostały mu przekazane w związku z wykonywaniem powierzonych przez Pracodawcę obowiązków, w trakcie oraz po zakończeniu stosunku pracy. Za informacje poufne uważa się w szczególności wszelkie dane i informacje zawarte w dokumentach oraz na informatycznych nośnikach wykorzystywanych przez Pracodawcę, dotyczące stosowanej przez Pracodawcę organizacji pracy oraz sposobu prowadzenia działalności handlowej w tym informacji handlowych, listy klientów, struktury cen, planów handlowych, polityki marketingowej i handlowej, wszelkich sprawozdań dotyczących asortymentu produktów oraz innych informacji, których ujawnienie bądź wykorzystanie mogłoby w jakikolwiek sposób naruszyć interes Pracodawcy ("Informacje Poufne").

2. Pracownik wykonujący pracę zdalnie ma obowiązek zabezpieczyć Informacje Poufne przed dostępem osób trzecich, w tym również domowników, oraz przestrzegać w tym zakresie zasad wynikających z obowiązujących u Pracodawcy Polityk i Procedur.

 

Rozdział IV

PRAWA PRACODAWCY

 

§ 14

Prawa Pracodawcy

Pracodawcy przysługuje w stosunku do Pracownika wykonującego pracę zdalnie w szczególności prawo do:

a) ustalenia zakresu obowiązków i zadań do wykonania zdalnie oraz do egzekwowania ich realizacji w ramach uprawnień kierowniczych,

b) prowadzenia kontroli wykonywania pracy, zwłaszcza w zakresie rzeczywistego i osobistego wykonywania pracy czy też właściwej dbałości o ochronę danych przekazanych Pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie,

c) uzyskania dostępu do powierzonego sprzętu w razie jakichkolwiek awarii lub innych problemów związanych z obsługą powierzonego sprzętu,

d) wezwania Pracownika do stawienia się w zakładzie pracy w dniu wcześniej ustalonym na wykonywanie przez Pracownika pracy zdalnej, o ile wymagają tego potrzeby Pracodawcy,

e) odwołania Pracownika z pracy zdalnej w dowolnym czasie i bez podania uzasadnienia.

 

Rozdział V

PRZEPISY KOŃCOWE

 

§ 15

1. Treść Regulaminu podana zostanie do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty u Pracodawcy, czyli poprzez udostępnienie w wewnętrznej sieci Intranet, wysłanie komunikatu pracownik@nowoczesnetechnologie.pl oraz wywieszenie na tablicy informacyjnej.

2. Korzystanie z możliwości pracy zdalnej według wyżej określonych zasad nie wymaga zmian w Umowie o pracę.

3. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2024 r.

4. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem do Pracownika wykonującego pracę zdalną mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa pracy, w tym Kodeksu pracy oraz postanowienia Regulaminu Pracy obowiązującego u Pracodawcy.

 

Załącznik nr 1

 

Data: 20.10.2024 r.

Imię i nazwisko: Anna Kowalska

Stanowisko służbowe: Specjalista ds. Marketingu

Dział: Marketing

 

OŚWIADCZENIE

 

W związku z powierzeniem mi wykonywania pracy zdalnie na zasadach obowiązujących u Pracodawcy oświadczam, że:

− zapoznałem/zapoznałam się z Regulaminem pracy zdalnej obowiązującym u Pracodawcy i zobowiązuję się do jego przestrzegania i respektowania wszelkich zasad z niego wynikających,

− posiadam urządzone stanowisko pracy umożliwiające mi wykonywanie pracy zdalnie, w szczególności odpowiadające warunkom określonym przepisami rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

 

A.K.

(podpis Pracownika)